Как эффективно организовать рабочее пространство?

Как эффективно организовать рабочее пространство? 55 2
Как эффективно организовать рабочее пространство?

 

Порядок на столе – шаг к порядку в делах. Мы проводим за работой большую часть дня, неважно, трудимся ли мы в офисе или работаем из дому. Очень часто наш комфорт страдает, и мы не задумываемся, как пространство влияет на нас.

Если у вас часто возникает ощущение, что дела вас просто «завалили», вы не успеваете заканчивать проекты вовремя и погрязли в куче нерешенных дел, возможно, дело в хаосе на рабочем столе.

 

Уборка

рабочий стол 

Прежде чем начать организовывать свое рабочее пространство, избавьтесь от ненужных вещей. Безусловно, среди нас есть люди, к которым приходят идеи и вдохновение за неубранным столом, но даже им не помешает очистить стол от лишних вещей. Речь идет о рабочих бумагах, которые уже не актуальны, старых канцелярских принадлежностях, флаерах и фантиках от конфет. Зачем вам на столе десять ручек и три блокнота, если вы пишете только одной ручкой в одном блокноте уже полгода? Научитесь обходиться минимумом. Избавьтесь от всего, что не помогает в работе. Пара вдохновляющих цитат и фото семьи в рамке не помешают, но если таких памятных вещей очень много, они будут создавать хаос на столе.

Раз в пару месяцев проводите на столе и в тумбочке генеральную уборку, и регулярно следите за чистотой. Выбирайте уборный для себя формат: за 5 минут до ухода каждый день или полчаса в пятницу. Так бумаги не будут накапливаться на столе. В конце дня протрите стол антибактериальной салфеткой.

 

Разберитесь с документами

работа 

Для большинства офисных работников бумаги – основная причина хаоса на столе. Сейчас много всего делается за компьютером и в сети, но на электронный документооборот мы еще не перешли, и вынуждены справляться с кипами бумаг ежедневно. Чтобы этот процесс протекал легче, купите два лотка или две папки для бумаг. В первый помещайте новые документы: неоткрытые письма, заявления на подпись и т.д. Во второй – то, что вы просмотрели и чем можно заняться позже. Так ничего не потеряется.

Бумаги, которые не нужно разбираться сиюминутно, но которые должны быть под рукой, нужно правильно хранить. Если на столе не хватает места для обычной папки, повесьте на стену специальные лотки для бумаг. А записки, небольшие напоминания и пометки вешайте на пробковую доску или специальную сетку. Особо важные документы отсканируйте и храните дополнительную копию в электронном виде.

Подумайте над системой ярлыков. Кому-то удобнее подписывать папки, кому-то – выделять разными цветами, чтобы быстрее находить необходимые бумаги.

Перед тем, как складывать бумаги, спросите себя, понадобятся ли они вам в будущем. Большинство того, что мы храним на всякий случай, так и остается в папке, которую никогда не откроют.

Заведите себе полезную привычку «бумага – действие». Не скапливайте заметки и документы на столе, относитесь к ним как к действиям, которые нужно выполнить. Лежит визитка с номером телефона? Внесите номер в смартфон и сделайте пометку в дневнике, когда и кому должны позвонить.

 

Используйте коробки

заметки 

После разбора документов пришел черед других предметов. Тщательно выбранные, любимые ручки и другая канцелярка все равно будет припадать пылью на столе – вы не будете использовать все одновременно. Спрячьте ненужные вещи в тумбочку и освободите пространство на столе. В отдельный контейнер или коробку сложите то, что используется реже (например, степлер или скотч).

Коробки и контейнеры для хранения помогут эффективнее использовать пространство – как в офисе, так и дома. Как и в случае с бумагами, подумайте о ярлыках, чтобы не забывать, что где хранится.

 

Держите провода в порядке

Рабочий стол выглядит гораздо аккуратнее и чище, если убрать удлинители и провода. Купите специальный контейнер или сделайте его самостоятельно, даже из коробки из-под обуви. Если нет такой возможности, просто перевяжите их, чтобы они не путались.

 

Уборка на компьютере

ноут 

Очень важный момент в организации рабочего пространства, который не виден окружающим, но важен для эффективной работы. Выделите время, чтобы разобрать файлы на компьютере. Это кажется тяжелым трудом, но потом вы скажете себе спасибо. Придумайте удобную для себя систему пометок и ярлыков.

Файлы, которые пригодятся в будущем, архивируйте – будет проще ориентироваться. И сделайте дополнительные копии особенно важных документов.

 

Дополнительное пространство для хранения

Этот совет пригодится тем, кто работает из дома. Если в офисе вы можете оставить бумаги и другие вещи на столе, и уйти на выходные, то дома хочется, чтобы все было чисто и аккуратно. Не у всех есть отдельный кабинет или рабочая зона, и тогда вопрос уборки рабочих материалов еще более актуален. Выход есть: добавьте над столом навесные полки или организуйте дополнительное место под ним.

 

Разделите рабочее место на зоны

подоконник 

Этот прием помогает эффективнее справляться с разными задачами. Выделите отдельное место для работы за компьютером и для работы без него (с блокнотом или распечатанными документами). Если стол небольшой, зонировать пространство тоже можно. Просто сядьте с блокнотом на диван.

Работая дома, важно разграничить место для работы и для домашних дел. Даже если нет места для отдельного стола, вы можете определить часть кухонного стола для работы. Это нужно, чтобы разделять работу и личную жизнь. Тем, кто работает дома, бывает сложно «переключиться». Гораздо лучше, если у вас есть свой компьютер для работы, чтобы дети не играли на нем в игры.

 

Держите нужные вещи под рукой

Этот принцип очень простой, но иногда мы о нем забываем. Раскладывая вещи красиво на столе или пряча их в тумбочку, мы ориентируемся на красоту, забывая об удобстве. В поисках места для той или иной вещи задавайте себе вопрос: как часто вы ее используете? Определяйте место в зависимости от функций. Например, рядом с принтером храните бумагу, а стикеры – около документов и книг.

 

Позаботьтесь о вещах для комфорта

рабочее место 

Рабочее место должно быть комфортным. Выберите хороший стул, чтобы защитить себя от болей в шее и спине. Если освещение слабое, купите настольную лампу. Если вы много работаете за компьютером, от болей в запястье поможет использование специальной подушечки, а подставка для ног облегчит нагрузку на позвоночник.

 

Не ешьте на рабочем месте

Этот совет относится скорее к организации рабочего процесса, но им не стоит принебрегать. Обед за столом – гарантия переедания. Когда мы работаем или смотрим сериалы, то едим больше, чем нам нужно. Кроме того, для перекусов в таком случае мы выбираем отнюдь не полезную еду.

Если случилось так, что нет возможности выйти на обед из-за стола, ешьте то, что не пачкается, не проливается, не крошится и не сильно пахнет.

 

Автор: Мирослава Тыминская


прочитано: 617

Отзывы:

Нет отзывов

Консультации специалистов
Инструктор по фитнесу
Путь к себе
Детский психолог
Самые читаемые статьи